O poder de delegar: 6 formas de otimizar sua liderança!

Entrar mais cedo, sair mais tarde, enfrentar a sobrecarga de trabalho e a sensação de que 24 horas não são suficientes para administrar todas as suas demandas.

Esses são sintomas comuns no ambiente de trabalho, principalmente para gestores e responsáveis por outros colaboradores. Em meio a esse cenário, muitas vezes nos questionamos: “Por que não consigo dar conta?”. 

E isso nos acomete em frustrações, estresse, desmotivação — e tantos outros fatores, que refletem diretamente em nossa vida pessoal. 

Para Donna Genett, autora do livro O Poder de Delegar, o que acontece é que absorvemos tarefas que poderiam ser distribuídas entre outros funcionários de forma equilibrada. E pior: quando as tarefas são, de fato, delegadas, isso ocorre de forma ineficiente e gera mais trabalho acumulado. 

Por isso, Genett nos apresenta 6 passos fundamentais para aumentar a eficiência na arte de delegar. Leia o artigo e confira quais são! 

Conheça o livro o Poder de Delegar 

Ao iniciarmos a leitura, somos apresentados aos primos: James e Jones. Curiosamente semelhantes, não apenas na aparência, mas também em personalidade, os personagens são muito competentes e dedicados à carreira. Contudo, ao tornarem-se gerentes, uma diferença é gritante entre eles. 

Jones lida bem com a administração de suas tarefas: cumpre seus prazos, tem tempo para descansar, é mais produtivo e consegue equilibrar sua vida de forma eficiente. Em contrapartida, James — ainda que igualmente qualificado — está sempre exausto, com demandas acumuladas, além de apresentar desgaste físico e emocional. 

Sob esse enredo, ao longo de 84 páginas, somos levados a acompanhar a trajetória de James, que conta com os conselhos do primo para aprimorar sua liderança. Com base em seus erros e acertos, Jones narra, de forma gradual, os passos para a excelência no gerenciamento de liderados. 

Com uma leitura leve e fluída, O Poder de Delegar aborda, de forma didática, como é possível otimizar processos de comunicação e potencializar nossos resultados!

Os benefícios de delegar e da comunicação assertiva

Delegar é o ato de direcionarmos a execução de alguma tarefa para outra pessoa. Por mais que seja um conceito simples é preciso entender que o processo de transferir a autoridade não deve ser visto como uma isenção. Isso porque, o líder é responsável geral pela entrega e deve assegurar sua efetivação. 

Dentro do ambiente corporativo, e até mesmo fora dele, é comum a sensação de controle — na qual imaginamos que devemos realizar todas as tarefas cabíveis, de modo a garantir bons resultados. Porém, principalmente para gestores, é preciso confiar na equipe e em sua capacidade para andamento dos projetos.  

Dessa forma, o fluxo de trabalho é otimizado e evitamos o cenário de exaustão por sobrecarga. Além disso, o time consegue desenvolver suas habilidades, o que propicia crescimento para todos. 

Outras vantagens em delegar tarefas são: 

• foco no que é mais importante;
• melhor gerenciamento de tempo;
• segurança de resultados mais positivos;
• percepção de lacunas e baixo desempenho;
• surgimento de oportunidades de reconhecimento;
• desenvolvimento da equipe, com capacitação e confiança.

Contudo, não basta delegar. Apenas essa atitude não é o suficiente para usufruir dessas vantagens. É importante que esse seja um procedimento feito da forma apropriada. 

Por isso, além dos passos apresentados por Donna Genett, precisamos utilizar a comunicação assertiva, ou seja,  eficiente e sem ruídos, para que os objetivos sejam alcançados da melhor forma possível. 

Assim, algumas boas práticas são: manter a escuta ativa, ser direto, ter clareza nas informações, usar linguagem simples e que alcance o público, por exemplo. 

Os Passos 

Confira os passos apontados por Donna M. Genett em O Poder de Delegar para aumentar sua eficiência e melhorar seu desempenho pessoal e profissional! 

1. Esteja preparado

Antes de delegar uma demanda é imprescindível entende-la verdadeiramente. Só podemos explicar ao outro algo que dominamos. Por isso, preparar-se com antecedência é o primeiro passo para encarregar outro colaborador. 

É importante que você tenha em mente alguns aspectos, como:

• qual o objetivo dessa tarefa? 
• quais são os resultados esperados?
• o que será analisado na avaliação desta entrega?

Ter essas respostas é crucial para que você consiga delimitar quais pontos precisará passar ao delegar. Além de prepará-lo para suprir as principais dúvidas que possam surgir, por parte do liderado. 

2. Explique a tarefa com detalhes e assegure o entendimento

Por mais que pareça óbvio, talvez aqui estejam os principais ruídos da comunicação corporativa. 

Geralmente, ao incumbirmos determinado trabalho a outra pessoa, o temos com tanta clareza que esquecemos de fornecer detalhes essenciais para a execução. E, muitas vezes, só percebemos essa lacuna quando analisamos a entrega final. Isso gera retrabalho e frustração de ambas as partes. 

Por isso, descrever a demanda detalhadamente é um passo fundamental no momento de delegar. No marketing digital, por exemplo, o briefing é uma das principais ferramentas que serão usadas como base nos projetos. Assim, esse deve ser completo e eficaz. 

Você pode questionar: mas, se o colaborador ficar com alguma dúvida, não é só perguntar?

A questão é que, muitas vezes, não há dúvidas: o que foi transmitido, ficou claro. Porém, isso pode não ser suficiente. 

Importante: após passar os direcionamentos, peça para que ele explique a tarefa da forma que entendeu. Assim, será muito mais fácil identificar se a comunicação foi eficiente ou se algum ponto ainda precisa ser melhor explicado. 

3. Estabeleça prazo

O tempo de execução de tarefas pode ser um fator muito pessoal. O intervalo necessário pode variar entre as pessoas: algumas precisam de mais tempo, outras de menos, e assim por diante. 

A falta de clareza em relação ao prazo das tarefas pode gerar ansiedade e necessidade de microgerência no líder. Por sua vez, o liderado pode ter dificuldade na priorização e sentir-se pressionado para realizar a entrega. 

Por isso, determinar o prazo, com clareza, permite que o colaborador possa entender suas demandas e equilibrar o tempo de realização. Além disso, ele ganha mais espaço e liberdade para a criação do projeto.

Enquanto isso, o líder pode ficar mais tranquilo, com a certeza de que o grau de prioridade está bem definido para o funcionário. Assim, será mais fácil acompanhar o andamento da demanda. 

4. Defina grau de autonomia

Com o desenvolvimento profissional, esperamos que todos os colaboradores tenham autoridade para tomar decisões dentro da organização. Porém, esse processo deve ser gradual e acompanhar o nível do colaborador. 

Se o grau de autonomia em determinado projeto não está claro, é possível que o liderado acabe adotando decisões que não lhe cabiam — ainda que com boas intenções. 

Assim, como o contrário: ele pode ficar dependente da opinião do líder, quando já poderia trabalhar de forma autônoma. 

Por isso, estabelecer a autonomia ao delegar uma tarefa, pode evitar conflitos e manter todos alinhados quanto às expectativas. Para facilitar esse entendimento, Donna nos apresenta 3 níveis de autoridade sobre as demandas: 

• recomendar: o liderado pode sugerir caminhos, mas sem colocá-los em prática;
• informar: após a sugestão ser aderida pelo líder, o liderado pode colocar em prática; 
• agir: o liderado tem total poder de tomada de decisão e em sua execução. 

Com isso em mente, analise  a situação do colaborador naquele projeto e o informe em qual grau ele pode desempenhar. 

5. Pontos de verificação

Ainda que você tenha delegado com assertividade, é natural que ajustes precisem ser feitos ao longo dos projetos. Contudo, se isso for observado apenas na entrega, podemos enfrentar problemas com fluxos e prazos. 

Por isso, o quinto passo para conquistar os benefícios em delegar é determinar pontos de verificação. É possível marcar reuniões, inicialmente mais frequentes, para acompanhar o desempenho do projeto. 

Isso permitirá que você observe erros, oriente novos caminhos e assegure que tudo está saindo conforme os objetivos traçados no passo número 1. 

Embora essa ação seja importante em todos os formatos de trabalho, isso se faz mais necessário em empresas que adotam o home office, híbrido e remoto. A distância física pode dificultar a assistência do líder. Assim, é fundamental manter pontos de verificação. 

6. Recapitule (feedback)

Por fim, ao final do projeto, retome-o com seu liderado e entendam os principais aspectos que ficaram. Questionem-se juntos: 

• o que ocorreu bem e deve ser mantido?
• o que precisa ser melhorado? 
• o que foi aprendido? 

Isso irá fortalecer o relacionamento, trabalhar a resiliência, reconhecer as conquistas e gerar cada vez mais aprendizado. Com esse hábito, o crescimento será um reflexo do empenho e assertividade nas ações. 

Bônus: o caminho contrário

Ainda que com uma abordagem voltada inicialmente para líderes, independente do seu nível hierárquico, O Poder de Delegar nos traz também insights como liderados. 

Todos nós passamos pelo lado contrário: o de receber tarefas delegadas. 

Assim, podemos usar os ensinamentos trazidos por Genett para aprimorar o nosso entendimento nesse processo. 

Ao receber uma tarefa que não esteja otimizada dentro desses passos, adote algumas práticas, como: 

• pergunte os objetivos;
• explique com suas palavras o que entendeu;
• questione o prazo e sua autonomia;
• peça orientação e feedbacks. 

Tudo isso garantirá processos corporativos mais produtivos e eficientes.

O Poder de Delegar incentiva o gerenciamento saudável de tarefas e otimização da nossa liderança — com ensinamentos que podem ser aplicados dentro e fora do trabalho. Faça como James e assuma práticas que o ajudem a equilibrar sua vida pessoal e profissional.

Agora, que tal compartilhar o conteúdo em suas redes sociais, e atrair mais pessoas para um tema tão necessário?