Higienização de base de leads: descubra como fazer a limpeza de contatos de forma correta

Sabemos que um dos principais objetivos das estratégias de automação de marketing, é a qualificação de leads. Para isso, é preciso ter paciência, já que existe um período de médio a longo prazo para ser uma ação bem sucedida, mas nem sempre isso é suficiente. Assim, vale a pena contar com a higienização da base de leads!

Portanto, elaboramos este artigo, para ajudar você a otimizar os resultados da sua empresa, por meio dessa limpeza. Confira!

O que é a higienização de base de leads e qual sua importância?

Em uma estratégia de Inbound Marketing, diariamente as pessoas se engajam por meio do cadastro em seus formulários, pop-ups e landing pages, o problema é quando param de interagir com os recebimentos dos e-mails.

Isso pode resultar em prejuízos com leads inativos, por isso, é necessária a ação de limpeza de contatos — também chamada de higienização da lista de contatos.

Ao manter a base limpa, seus materiais impactarão apenas pessoas que têm real interesse em recebê-los. Além disso, você consegue entender melhor qual o comportamento da sua persona.

Como esse processo pode ser feito?

Existe um passo a passo para esse procedimento: 

1. remoção de duplicados — usar um complemento do Google Sheets chamado “Remove Duplicates”;
2. ajuste dos nomes — adequar a fonte dos nomes para evitar erros, aqui podemos utilizar a ferramenta “Change Case”;
3. identificação de e-mails inválidos ou incorretos — aqui, o conteúdo não pode ser entregue e retorna ao remetente. Geralmente isso é causado pelo uso de provedores antigos como Oi, IG, Globo, Terra, UOL, Hotmail, entre outros. Vale a pena contar com o SafetyMails nessa ação.

É difícil acompanhar diariamente o engajamento das pessoas e depois filtrar, por isso, existem algumas ferramentas e práticas para auxiliar nesse processo. Listamos a seguir.

RD Station

Um bom exemplo, é a plataforma RD Station, que possibilita segmentar leads considerados bounces (e-mails invalidados ou com erros), sendo eles hard bounce ou soft bounce:

• hard bounce: são e-mails que não existem ou foram digitados de forma incorreta, e acabam sendo bloqueados pelo servidor de e-mails;
• soft bounce: aqueles que tiveram um erro específico, como a caixa de entrada estar cheia, tamanho do e-mail ou proteção contra spam.

Safety Mails

Outro exemplo para limpar a base de leads, é utilizar ferramentas como a SafetyMails, que ajudam a reduzir seu Custo Por Lead (CPL) e aumentar o ROI, tudo de acordo com a política de proteção de dados.

Fluxo de base

Montar um fluxo de reativação de base não é uma tarefa fácil, porém tem papel fundamental. É preciso levantar informações dos leads que serão reengajados, podemos citar algumas como:

• etapa do funil;
• materiais já baixados;
• quantos e-mails abriu ou clicou.

Depois de coletar essas informações, basta segmentar os leads que estão desengajados, e criar fluxos de e-mails com ofertas exclusivas, determinando um prazo estimado. 

Durante esse período, podemos programar o fluxo com os leads que interagem ou não, por meio de e-mails com chamadas ou títulos estratégicos, por exemplo: 

• Oi, tem alguém aí?
• Estou com saudades;
• Siga-nos nas Redes Sociais;
• Acho que chegou a hora da despedida.

Conforme os leads percorrem pelo fluxo, é possível defini-los como ativos ou não ativos, e determinar caminhos que eles devem seguir, isto é, permanecer ou ser excluído. A recomendação é que a cada 3 meses, seja feito esse procedimento de higienização da base de leads. 

Sempre verifique, antes de excluir os leads, se é possível fazer uma exportação da base, para que não perca os dados de um futuro possível cliente, talvez o momento não fosse o ideal, mas é viável guardar as informações desses leads.

Faça uma análise

Um estudo trimestral é essencial para sua estratégia de Inbound, por meio dele é possível enxergar algumas melhorias, e verificar se existe a necessidade de mudar assuntos de e-mail, fazer testes A/B e alterar CTAs (chamadas para ação), por exemplo.

Quais benefícios de uma lista de contatos otimizada?

Redução de custos com e-mail marketing e aumento de ROI 

Não será necessário pagar mais ao enviar mensagens a pessoas que não se engajam com material da sua empresa, ou nem recebem o e-mail. Consequentemente, isso aumenta o ROI, já que você terá mais visualizações e cliques.

Aumento das taxas de abertura e cliques

Agora você terá uma lista de contatos que, no mínimo, tem interesse em consumir seu conteúdo, mesmo que alguém ainda não esteja pronto para comprar o produto ou serviço, o interesse já foi conquistado, assim, com o tempo será possível nutrir esse lead para ser qualificado futuramente. Além de que, quanto menos e-mails errados, maior será a taxa de abertura.

Redução nas reclamações de spam

Essa é uma questão que incomoda muitos clientes, e é difícil de ser revertida. Por isso, é essencial fazer a higienização da base de leads para evitar o prejuízo, e garantir que os e-mails sejam enviados à caixa de entrada, mantendo uma boa imagem com os provedores.

Como realizar a atualização cadastral dos leads ?

A atualização cadastral periódica, tanto de clientes, quanto leads, é importante para estratégia de marketing digital. 

Como você sabe, o CPL (Custo por Lead) não é barato, dessa forma é fundamental que antes mesmo de tomar uma atitude drástica, como excluir a base de leads desengajados. Por isso é essencial considerar em avaliar algumas alternativas para recuperar o investimento. 

Quando essa tática é aplicada de uma forma eficiente, ajuda o gestor a não excluir forçadamente leads desengajados, na higienização da base de leads. Em outras palavras, a ideia é “ressuscitar” o engajamento dos leads inativos. 

Entretanto, vale salientar mesmo forçando a atualização cadastral ainda existirão leads inativos, com e-mails errados ou totalmente desengajados e, nesses casos, eles precisaram ser excluídos da base de contatos. 

O que preciso saber antes de realizar a atualização cadastral?

Tudo começa da forma como é realizada a captação de leads no seu negócio. Com a plataforma, os dados que são armazenados e ocorre a nutrição deles. 

Nesse sentido, esses são fatores primordiais para considerar, principalmente, o tempo de vida útil dos leads e saber o que está acontecendo de errado, para melhorar o engajamento. 

Caso não atente-se a esses pontos, sua estratégia nunca alcançará bons resultados no marketing digital.

Enfim, o próximo passo é saber quais táticas podemos implementar para recuperar os leads desengajados ou evitar que haja o desengajamento. Vejamos a seguir cinco táticas!

1° Controle de periodicidade e tipo de envio de e-mails

Uma boa tática usada para dar mais liberdade aos seus leads e, consequentemente, melhorar a taxa de engajamento é em oferecer a opção de frequência dos recebimentos dos e-mails e o tipo de aviso ou conteúdo que eles desejam receber.

Então, de início, na captação dos leads você já deve deixar como opção a periodicidade que o lead deseja receber o e-mail, seja um ou dois e-mails por semana. 

Da mesma forma, é importante destacar opções do tipo e-mail que ele irá receber, se é newsletters de conteúdo, promocionais ou avisos da empresa. 

Nessa fase inicial, é importante conferir a recente Lei Geral de Proteção de Dados do usuário aqui no Brasil, para não comprometer o negócio e segurança das informações do lead. 

Ainda assim, também é possível fazer essa campanha para a sua base que, não teve essas opções.

2° Confirmação de e-mail

A verificação e confirmação de e mails é importante para sua estratégia para não haver problemas de contatos que não existem ou que foram digitados erroneamente. 

Às vezes, pensamos que oferecer o e-Book apenas por e-mail ou confirmar o cadastro da plataforma pelo e-mail, aumenta a jornada do consumidor e prejudica a CRO (Otimização de Conversão). 

Mas, lembre-se que o seu contato precisa ser assertivo, e é importante que a sua base de contato seja sempre validada com pessoas reais, que realmente se interessam pelo seu conteúdo, serviço ou produto.

3° Registre mais de uma forma de contato

Um bom lead é aquele que se interessa por um conteúdo da sua marca e que disponibiliza mais de uma forma de contato. Atualmente, armazenar apenas o nome e e-mail do lead, não será o suficiente para ajudá-lo realizar a atualização cadastral. 

É fundamental, incentivar sua base de leads em oferecer mais de uma forma de contato, seja ela por e-mails complementares ou telefone. 

Porque, caso o e-mail seja perdido, você tem uma outra forma de comunicação para ajudar o seu lead atualizar o cadastro, enviando por exemplo uma mensagem SMS ou Whatsapp contendo o link de alteração e atualização cadastral. 

4°  Realize campanhas periódicas de atualização de cadastro

Outra tática, que pode ajudar você em evitar excluir e-mails da base é realizando uma campanha por mês ou trimestral para o lead realizar a atualização cadastral.

Isso pode ser feito oferecendo a possibilidade do lead reavaliar a periodicidade dos conteúdos enviados, o tipo de conteúdo, as informações de contato ou até mesmo cancelar o recebimento de e-mails eles mesmo.

Lembrando que esse tipo de campanha também pode ser divulgada em outros canais de veiculação, como WhatsApp, Torpedos de SMS, Redes sociais e entre outros. 

5°  Realize pesquisas de avaliação com seus leads

A taxa de engajamento com os leads está baixa e ainda não está conseguindo identificar o porquê disso? A solução está em ouvir o que o seu lead tem a dizer sobre a sua comunicação. 

Não leve nada o pessoal, identifique os pontos em comum do que eles mais mencionaram, na pesquisa, que podem comprometer a experiência de comunicação e corrija-os. Simples assim. 

Com todas essas táticas aplicadas em seu negócio, você consequentemente diminuirá a frequência de higienização de leads. 

Em suma, é necessário ter conhecimento técnico e estratégico no Inbound Marketing, e é por isso que a Hubify atua no mercado, como uma agência focada em entregar performance em todas as frentes que atua: sites, campanhas de anúncios, social media, marketing de conteúdo, SEO e Inbound Marketing.

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